十年功線上直播

• 時間:23 October 2016
• 類型:表演藝術
• 出處:拾年功表演藝術網

一般來說，職業的表演團體，大多聘有專職的行政人員。所以團員只需要專心於表演，比較不需要參與表演的籌備跟執行。但如果是業餘的表演團體，通常會由團員們來兼任幹部，負責籌辦所有的演出。因為大家只是兼差，對於藝術行政的工作並不熟悉，過程中難免就會跌跌撞撞，而且經常事倍功半。做到累得半死，還是有人抱怨、有人覺得不滿意。

很多人都有這樣經驗，辦過一場表演，整個人就像是被扒了一層皮一樣，差點去掉半條命…如果你是學校的藝能科老師，甚至是社團的指導老師，那你的責任就更重大了！因為學校可能會把整個籌辦發表會的工作交給你，然後你就要到處去聯絡、溝通、協調、拜託。運氣好，你還能找到朋友、同事或是學生幫忙，分攤一些壓力。但很多時候，你只能靠自己，叫天天不應、叫地地不靈…

其實要籌辦一場表演，事情雖然繁瑣，但如果能抓到綱領，其實也沒那麼困難。拾年功團隊從事表演藝術的行政工作，負責策劃、籌辦各種類型的表演，已經有超過二十年的時間。我們歸納出一套流程，將表演前的籌備工作分成幾個主要的階段。只要能夠確實掌握這幾個階段該完成的核心工作，就能化繁為簡、事半功倍。你會發現，辦一場表演原來這麼簡單！

我們把表演的籌備工作，簡單區分為幾個部分，分別是：前置期、準備期、宣傳期、以及演出日。針對這幾個階段，分別要完成的核心工作以及注意事項，我們會透過專文的方式分別詳細介紹。這裡我們要先跟大家介紹，如何透過甘特圖（Gantt chart），把這幾個階段先分別拉出來，做出合理的時間分配。

甘特圖是專案管理常用的工具。如果你學過專案管理，應該對這個工具不陌生。而且你會發現，用專案管理的手法來執行表演的籌備工作，真的是再適合不過了。但如果你沒學過專案管理，不知道什麼是甘特圖，也不用太擔心。我們用一個案例，實際繪製了一張簡易的甘特圖。只要照這張圖稍微修改，把表演的相關資訊填上，其實也可以讓每個時間點該完成什麼工作，變得一目了然。

繪製甘特圖的工具很多，例如Microsoft的Project等，其實都不難上手。這裡我們刻意用大家最熟悉、最容易取得的Excel來繪製，編製容易而且效果也相當不錯。首先，在最左邊的欄位，依照不同時期，把要完成的工作（task）列出來，這個動作稱之為「拆解（breakdown）」。然後，幫每個工作填入預計開始跟完成的時間。這裡要特別注意，有些工作之間，彼此有先後的因果關係。例如，一定要先完成企劃書，然後才能去申請贊助。像這樣的因果關係，可以備註在工作內容之後，或是另外拉一個欄位來說明。當然，如果你用的是專業的工具，就可以設定好依存關係（dependence），然後讓工具自動去做排程的最佳化。

把每個工作開始跟結束的時間拉出來之後，就可以在右邊的日期上，把對應的時間用不同顏色標示。為求簡單易懂，我們這裡是以「週」為單位，只列出每個週的第一天當代表。如果需要，你也可以把時間細分到以「天」為單位。但一般以大表來說，用週為單位大概就可以達到效果了。

甘特圖 範例下載：https://goo.gl/6j5Sqz

甘特圖出來之後，負責不同工作的人，就能很清楚地知道，自己該在什麼時候做什麼事情。對於管理者來說，也可以根據這張圖來跟催進度。萬一哪個環節出現延誤，也能馬上知道，對整個籌備工作的影響。所以我們誠心建議，要開始籌辦一場表演，第一件事情就是先把甘特圖拉出來，做為整個籌備工作的中樞！