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太狂了!原來辦一場表演這麼簡單!(2.準備期篇)

  • 時間:2 November 2016
  • 類型˙:表演藝術
  • 出處:拾年功表演藝術網

 

 

不同於前置期的紙上談兵,這個階段整個籌備工作開始進入真槍實彈的準備期。隨著演出日的慢慢接近,準備期最重要的核心工作,就是針對這場表演的練習、排演。除了人員、設備、道具這些硬體必須到位,如何讓練習更有效率,達到最好的效果,這才是決定這場表演成敗最關鍵的地方。換句話說,如何讓練習能夠順利進行,營造輕鬆愉快的氣氛,這才是準備期最重要的「軟實力」。

對於負責行政工作的人來說,這個階段也是最能考驗自己,是不是能做到「一心二用、三頭六臂、七手八腳」,同時還要對人「輕聲細語、和顏悅色、卑躬屈膝」,展現出過人IQ跟EQ的好機會。

 

如果您本身是指導老師或是主要的表演者,我們誠心建議您,這段時間一定要另外找人來負責這些雜七雜八的行政工作。在過去二十多年的經驗中,我們看過太多實際的案例,因為要同時兼顧藝術跟行政,結果二邊都做不好,不但身心俱疲,還弄得大家火氣都很大,這樣就很可惜了。

 

因為要做的事情很多,要聯繫的人也很多,很難有一套簡單的SOP(標準作業流程)能夠以一貫之。所以,我們的建議是,用「人、事、時、地、物、數」的六字口訣,隨時在大腦模擬,檢視還有哪些待辦事項需要完成。

 

我們在甘特圖當中列出了這個階段要完成的工作,包括「確認練習場地、確認器材設備、確認練習材料 (樂譜、劇本等)、發出練習通知、練習與集訓、確認演出工作人員、發出演出通知 (工作分配) 」等。大部分內容都不難望文生義。而且只要掌握住六字口訣,相信都能化繁為簡、逐一完成。這裡我們特別針對後面二點再加以說明。

 

確認演出工作人員

 

演出日當天的工作很多,而且不能出差錯,所以需要很多人一起來配合,而且一定要事先規劃好。我們可以簡單區分成三大部分, 分別是:舞台、後台、前台。舞台的工作,是跟演出最直接相關,包括舞台上的椅子、道具,人員的上下場、動線,以及燈光、音響、錄影錄音等等,都可以歸納在這個部分。後台主要負責搞定人跟器材,包括人員的吃飯、喝水、休息,設備的搬運、組裝、保管等等。前台則是在表演場地入口,負責檢票、帶位、販售節目單與週邊商品這些工作。

 

除此之外,其實「確認演出工作人員」最要緊的是決定哪些工作要自己來,哪些工作要委託外包。例如,有些場地本身就有志工,可以幫忙檢票、帶位等等的工作。又例如有些場地配備有專職的燈控、音控師,也可以讓專業的工作回歸到專業人士來處理。此外,當天是否安排錄影、錄音、網路直播,要架設在什麼地方,需不需要保留特定區域,這些也需要在這個階段規劃好。

 

發出演出通知 (工作分配)

 

演出通知除了載明演出當天的集合時間、地點,以及正式表演時的服裝之外,最重要是把當天要請大家幫忙的事情分派好。尤其是對業餘的表演團體來說,往往因為沒有經費聘請大量的工作人員、或是工讀生,很多布場、撤場的工作,都需要團員們一起來幫忙。所以,什麼人要做什麼事,事前事後要在哪裡集合等,都要讓所有人清楚地知道。

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