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太狂了!原來辦一場表演這麼簡單!(1.前置期篇)

  • 時間:31 October 2016
  • 類型˙:表演藝術
  • 出處:拾年功表演藝術網

 

【前置期篇–黃金三要素】

 

首先,我們先建立一個觀念:什麼是一場表演最不能沒有的必備要素?

 

有人會說是錢,有人會說是好的內容。但其實真正不能缺少的要素只有二個,那就是「場地」跟「人」。只要有場地跟人,即使沒有錢、沒有好的內容,光是對著觀眾唱唱歌、唸唸詩,就已經可以構成一場表演。因為「場地」跟「人」必須在同一個「時間」交會,所以我們也可以說,要策劃一場表演,最重要的前置工作,就是先搞定「時間、場地、人」。或者說,要能辦成一場表演,必須要先得到「天時、地利、跟人和」。

「天、地、人」這三個要素的敲定,其實是一個反覆確認的過程(如甘特圖當中,標示紅色的區塊)。有些時間有場地,但是人不能配合;有些時間有人了,場地卻沒有檔期。運氣好的話,有時候經過一輪、二輪就能確定。運氣不好,經過七、八輪甚至十輪以上的協調,都不是不可能的事情。所以,我們建議,前置期的工作,最好在預計表演日的半年到一年前就開始。

 

那麼,這三個要素,從哪個開始著手比較好呢?我們的建議是,先敲場地的檔期,再來敲人的時間。

 

場地

 

每個表演場地對於租借的規定都不盡相同,包括開始開放申請的時間也不一樣。以國家級的表演場地來說,往往一年前就必須提出申請。而且申請的時候,就要把預計演出的主題、內容、人員同時提交審核。審核通過後只能做小幅度的修改,否則就會影響到未來再次申請的機會。至於一些中小型的場地,通常要在半年前提出申請。申請前可以先致電主管機關的承辦人員,確認哪些時間還有檔期,並請他們先註記保留。(有些場地甚至願意先幫你保留二到三個時段)

 

選擇場地最重要的原則,就是要適合表演內容。大型表演(表演人數在二十人以上)選擇大型場地,小型表演選擇中小型場地,一般來說是比較建議的方向。此外,場地的舞台、音響、燈光效果,週邊硬體設備(例如後台休息室)的完善程度,交通便利性,收費高低等等,都是要列入考慮的因素。如果能親自到現場看表演或是勘查,當然是最好的。不然的話,就建議多諮詢曾經到過現場的朋友,了解場地實際的狀況。

 

場地的收費標準,大部分都會直接公布在網路上,應該不難查詢到。有些場地透過學校或是機關發公文提出申請會有費用上的優惠,可以先向承辦人員諮詢。除了主場地的費用外,包括彩排、後台休息室、排練室、鋼琴等等,可能會需要另外計費。這些可選擇的項目,雖然日後還可以增刪,但最好是在提出申請時就一併確定好,可以減少不確定的因素。

 

人員

 

場地檔期初步確認後,就要開始調查人員在時間上是否可以配合。隨著參與演出的人數增加,要喬到每個人都可以的時間,難度就會越來越高。所以,建議優先列出絕對不能缺席,或者非常難以取代的人員,例如指揮、男女主角、獨奏、獨舞等等,然後先確認這些人的檔期是否可以配合。如果發現人員在時間上無法配合,就要回頭去找相同場地的其他檔期,甚至改找其他場地。所以,場地跟人員的時間確認,可能需要來回返覆地確認。

 

演出內容規劃

 

場地跟人員的檔期都敲定之後,接下來就可以開始正式跑申請場地的流程了。但如前面所述,每個場地對於申請所需要提交的文件,要求都不太一樣。但至少需要確定演出單位、節目名稱,甚至需要一份企劃書,大概是免不了的。當然,能準備得越充分,通過審核或是爭取費用減免的機會一定就越大。所以,像是歷年演出的影音記錄、演出者介紹、創作理念等等,能夠越完整提供越好。當然,也有些場地願意先接受「公版」企劃書,或是先隨便填一個節目名稱,等接近演出日或是場地主動宣傳日(通常是前二個月截稿)前,再替換成正式的版本。

 

除了企劃書之外,前置期還有一個重點,就是評估預算。一般來說,表演佔筆最大的花費,也是「場地」跟「人」。所以當場地跟人確認之後,差不多預算也就可以比較精確地估算出來了。評估預算的目的,除了做為主辦單位的內部參考外,最重要是知道需要拉多少贊助,並列為公關的工作目標。

 

「尋求贊助」不管對職業或是業餘表演團體來說,都是一項非常重要的工作。甚至我們可以說,「拉贊助」本身就是一門藝術!這個部分,可以介紹的內容非常多,我們另用專文與大家分享。

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