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太狂了!原來辦一場表演這麼簡單!(0.緒論篇)

  • 時間:23 October 2016
  • 類型˙:表演藝術
  • 出處:拾年功表演藝術網

一般來說,職業的表演團體,大多聘有專職的行政人員。所以團員只需要專心於表演,比較不需要參與表演的籌備跟執行。但如果是業餘的表演團體,通常會由團員們來兼任幹部,負責籌辦所有的演出。因為大家只是兼差,對於藝術行政的工作並不熟悉,過程中難免就會跌跌撞撞,而且經常事倍功半。做到累得半死,還是有人抱怨、有人覺得不滿意。

 

很多人都有這樣經驗,辦過一場表演,整個人就像是被扒了一層皮一樣,差點去掉半條命如果你是學校的藝能科老師,甚至是社團的指導老師,那你的責任就更重大了!因為學校可能會把整個籌辦發表會的工作交給你,然後你就要到處去聯絡、溝通、協調、拜託。運氣好,你還能找到朋友、同事或是學生幫忙,分攤一些壓力。但很多時候,你只能靠自己,叫天天不應、叫地地不靈…

 

其實要籌辦一場表演,事情雖然繁瑣,但如果能抓到綱領,其實也沒那麼困難。拾年功團隊從事表演藝術的行政工作,負責策劃、籌辦各種類型的表演,已經有超過二十年的時間。我們歸納出一套流程,將表演前的籌備工作分成幾個主要的階段。只要能夠確實掌握這幾個階段該完成的核心工作,就能化繁為簡、事半功倍。你會發現,辦一場表演原來這麼簡單!

 

我們把表演的籌備工作,簡單區分為幾個部分,分別是:前置期、準備期、宣傳期、以及演出日。針對這幾個階段,分別要完成的核心工作以及注意事項,我們會透過專文的方式分別詳細介紹。這裡我們要先跟大家介紹,如何透過甘特圖(Gantt chart),把這幾個階段先分別拉出來,做出合理的時間分配。

 

甘特圖是專案管理常用的工具。如果你學過專案管理,應該對這個工具不陌生。而且你會發現,用專案管理的手法來執行表演的籌備工作,真的是再適合不過了。但如果你沒學過專案管理,不知道什麼是甘特圖,也不用太擔心。我們用一個案例,實際繪製了一張簡易的甘特圖。只要照這張圖稍微修改,把表演的相關資訊填上,其實也可以讓每個時間點該完成什麼工作,變得一目了然。

 

繪製甘特圖的工具很多,例如Microsoft的Project等,其實都不難上手。這裡我們刻意用大家最熟悉、最容易取得的Excel來繪製,編製容易而且效果也相當不錯。首先,在最左邊的欄位,依照不同時期,把要完成的工作(task)列出來,這個動作稱之為「拆解(breakdown)」。然後,幫每個工作填入預計開始跟完成的時間。這裡要特別注意,有些工作之間,彼此有先後的因果關係。例如,一定要先完成企劃書,然後才能去申請贊助。像這樣的因果關係,可以備註在工作內容之後,或是另外拉一個欄位來說明。當然,如果你用的是專業的工具,就可以設定好依存關係(dependence),然後讓工具自動去做排程的最佳化。

 

把每個工作開始跟結束的時間拉出來之後,就可以在右邊的日期上,把對應的時間用不同顏色標示。為求簡單易懂,我們這裡是以「週」為單位,只列出每個週的第一天當代表。如果需要,你也可以把時間細分到以「天」為單位。但一般以大表來說,用週為單位大概就可以達到效果了。

 

甘特圖 範例下載:https://goo.gl/6j5Sqz

 

甘特圖出來之後,負責不同工作的人,就能很清楚地知道,自己該在什麼時候做什麼事情。對於管理者來說,也可以根據這張圖來跟催進度。萬一哪個環節出現延誤,也能馬上知道,對整個籌備工作的影響。所以我們誠心建議,要開始籌辦一場表演,第一件事情就是先把甘特圖拉出來,做為整個籌備工作的中樞!

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